Wij hechten waarde aan de bescherming van uw privacy.
1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
De Vrouwenbond van de Gereformeerde Gemeenten, hierna ‘VBGG’, is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.
2. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?
Deze verklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die de VBGG verwerkt. Het betreft gegevens die men invult via contactformulieren, leden van de aangesloten vrouwenverenigingen, deelnemers aan onze activiteiten, gasten, stafleden en vrijwilligers van de Samen-uit Vakantieweken en alle onder de VBGG behorende commissies.
3. Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect herleidbaar zijn tot u als individu. Denk hierbij aan uw naam, adres, telefoonnummer of e-mailadres.
4. Van wie verwerken wij persoonsgegevens en hoe krijgen wij deze gegevens?
Wij verwerken de persoonsgegevens van iedereen die zijn of haar gegevens aan ons heeft doorgegeven. Dat zijn onze (bestuurs)leden, gasten en stafleden/vrijwilligers van vakantieweken. We krijgen de gegevens rechtstreeks van u, wanneer u uw persoonlijke gegevens invult. In sommige gevallen ontvangen we uw gegevens van anderen.
5. Waarvoor gebruiken wij uw gegevens, welke gegevens verwerken wij en hoelang worden deze bewaard?
Wij gebruiken uw gegevens om u informatie te verstrekken over activiteiten van de VBGG. Hiervoor verzamelen wij uw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en eventueel uw betaalgegevens. Wanneer u daarvoor toestemming hebt gegeven, gebruiken wij uw e-mailadres om u op de hoogte te houden van nieuwe activiteiten georganiseerd door de VBGG.
SAMEN UIT Vakantieweken
De SAMEN UIT Vakantieweken worden georganiseerd door de Commissie Vakantieweken (CV). Zij gebruikt gegevens van gasten en stafleden/vrijwilligers om hen de uitnodigingen en de benodigde documenten voor de vakantieweken toe te sturen.
Hiervoor zijn uw naam, adres, geboortedatum, geslacht, telefoonnummer en e-mailadres en betaalgegevens nodig. Omdat wij een kerkelijke organisatie zijn vragen wij ook uw kerkelijke achtergrond. Voor de vakantieweken zijn van de gasten ook medische gegevens en gegevens over medicijngebruik nodig om de juiste zorg en begeleiding te kunnen bieden.
De gegevens zijn nodig om de overeenkomst uit te voeren die u met ons hebt gesloten, hetzij als deelnemende gast hetzij als staflid/vrijwilliger. De gegevens worden slechts gedeeld met hen die direct betrokken zijn bij betreffende gast, (kern)staflid en vakantieweek.
Wij bewaren de gegevens zolang een gast en staflid/vrijwilliger bij onze vakantieweken betrokken is. Wanneer een gast 10 jaar niet is mee geweest, worden de gegevens vernietigd. De gegevens van stafleden/vrijwilligers worden 15 jaar na laatste deelname bewaard en daarna vernietigd.
Gepersonaliseerde e-mails
We organiseren geregeld activiteiten en nieuwtjes die we met u willen delen. We delen die graag via e-mail. Wij doen dat alleen wanneer u daarvoor toestemming hebt gegeven. Als u ons daarvoor toestemming geeft, kunnen wij u ook andere informatie mailen.
Als u dit soort informatie liever niet (meer) ontvangt, kunt u zich hiervoor direct afmelden bij [email protected].
Foto’s
Tijdens activiteiten of bijeenkomsten georganiseerd door of namens de VBGG worden er regelmatig foto’s gemaakt, hetzij door de deelnemers aan deze activiteiten, hetzij door of namens de VBGG. Foto’s waarop personen direct of indirect zijn te identificeren zullen niet zonder uw uitdrukkelijke toestemming vooraf, worden gebruikt voor publieke uitingen zoals websites, sociale media, flyers, folders of advertenties. Een gegeven goedkeuring voor het gebruik van foto’s kan op elk moment weer worden ingetrokken. U kunt dit melden bij [email protected].
6. Met wie worden uw gegevens gedeeld?
De VBGG en de Samen-uit Vakantieweken gebruiken de gegevens alleen voor eigen activiteiten zoals hieronder beschreven. Als wij uw gegevens hiervoor moeten delen met anderen, doen we dat op een veilige manier. Op geen enkele manier worden uw persoonlijke gegevens gedeeld met anderen dan hieronder genoemd.
De VBGG.
Wanneer u lid bent/wordt van de VBGG krijgt het secretariaat uw NAW-gegevens. Deze gegevens hebben we nodig om de overeenkomst die u met de VBGG bent aangegaan te kunnen uitvoeren.
Secretariaat VBGG.
Binnen het secretariaat worden gegevens van bestuursleden gebruikt om daardoor leden van hun verenigingen uit te nodigen voor activiteiten. Daarbij worden de bestuursleden ook op de hoogte gehouden van het werk van de VBGG. Dit gebeurt via de post en via e-mail.
Fondsen en commissies VBGG.
Commissieleden en medisch adviseur van SAMEN UIT Vakantieweken.
Gegevens van gasten en stafleden/vrijwilligers van de SAMEN UIT Vakantieweken zijn uitsluitend bekend bij commissieleden en de medisch adviseur van de vakantieweken.
Andere externe instanties.
Wij schakelen ook andere externe dienstverleners in om te helpen met verschillende dingen. Soms hebben zij daar ook persoonsgegevens voor nodig. Wij delen alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor de opdracht die de externe dienstverlener voor ons uitvoert. We verkopen uw gegevens niet aan deze dienstverleners of andere derde partijen. En met alle externe dienstverleners sluiten wij overeenkomsten waarin wij afspreken wat ze met de gegevens mogen doen. Het type werkzaamheden dat onze externe dienstverleners voor ons uitvoeren zijn:
administratieve werkzaamheden t.b.v. het verzenden van documenten;
het ondersteunen bij het leveren van onze digitale diensten zoals de hosting, onderhoud en ondersteuning van onze websites en applicaties;
het leveren van financiële diensten, zoals betaaldiensten en incassobureaus.
7. Waar slaan wij uw gegevens op?
Uw gegevens bewaren wij in ons eigen beveiligde administratieprogramma.
8. Hoe worden uw gegevens beveiligd?
De VBGG / CV heeft uw gegevens opgeslagen in het eigen administratieprogramma, dat in een beveiligde omgeving staat en alleen toegankelijk is voor daarvoor geautoriseerde personen.
- Gegevens van deelnemers aan de SAMEN UIT Vakantieweken worden alleen verstrekt aan personen die ze nodig hebben voor de directe hulpverlening/zorg. Na de vakantieweek worden deze gegevens weer ingeleverd bij de contactpersoon van de commissie, dan wel worden ze volgens instructie door stafleden/vrijwilligers vernietigd.
9. Welke rechten kunt u uitoefenen met betrekking tot uw gegevens?
Recht op informatie.
U hebt het recht op een begrijpelijke en transparante uitleg over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan en welke rechten u in dat verband kan uitoefenen. In dit privacy beleid hebben wij daarom uitgebreid uitgelegd welke gegevens wij van u verzamelen en hoe wij met uw gegevens omgaan.
Recht op inzage.
U hebt het recht om te allen tijde inzage van ons te vragen in de gegevens die wij over u beschikbaar hebben. U kunt dat aanvragen bij [email protected]. Aanvragen verwerken wij binnen uiterlijk 30 dagen.
Recht op correctie.
U hebt het recht om uw persoonsgegevens te laten corrigeren als deze onjuist of verouderd zijn en/of om ze te laten aanvullen als ze onvolledig zijn. Dit kunt u aanvragen via de site www.vrouwenbondgergem.nl of per e-mail bij [email protected].
Recht om bezwaar te maken.
U hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens als u het niet eens bent met de manier waarop we uw persoonsgegevens verwerken.
Recht om vergeten te worden.
U hebt het recht om ons te verzoeken om alle gegevens die wij van u hebben te verwijderen. Dit verzoek kan ingediend worden bij [email protected].
Recht om een klacht in te dienen.
U hebt het recht om een klacht in te dienen over de wijze waarop wij met uw gegevens omgaan. Wanneer u een klacht hebt, dan lossen wij dat het liefst zelf met u op. Neem daarvoor contact op met [email protected]. Tot slot heeft u het recht om zich met uw klacht te wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.
10. Heeft u nog vragen?
Als u nog vragen hebt over de wijze waarop de VBGG / CV met persoonsgegevens omgaat, neem dan gerust contact op met ons secretariaat, [email protected]. We helpen u graag.