De Vrouwenbond Gereformeerde Gemeenten (hierna VBGG) hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, voor welke doeleinden dat gebeurt en hoe wij met deze gegevens omgaan.

Toepasselijkheid

Deze verklaring heeft betrekking op alle persoonsgegevens die door of namens de VBGG worden verwerkt. Ook is deze privacyverklaring van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens in verband met de organisatie van de Samen uit-vakantieweken.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets zeggen over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Denk hierbij aan uw naam, adres, telefoonnummer of e-mailadres.
De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) onderscheidt daarnaast bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over religieuze overtuigingen of gezondheid. Deze informatie is extra gevoelig en mag alleen door ons worden verwerkt als daar een wettelijke grondslag voor bestaat en dit strikt noodzakelijk is voor onze werkzaamheden.  

Van wie verwerken wij gegevens

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken van de volgende categorieën personen:

• Bestuursleden en leden van verenigingen die bij de VBGG zijn aangesloten
• Abonnees van het blad Tabitha
• Commissieleden van de Samen uit-vakantieweken
• Deelnemers aan vakantieweken en hun contactpersonen
• Kernstafleden, stafleden en vrijwilligers
• Sprekers, contactpersonen van kerkelijke gemeenten
• Klanten (webshop), leveranciers en adverteerders

In de meeste gevallen worden persoonsgegevens direct via u, uw vertegenwoordiger, of via het bestuur van uw vereniging verkregen. In sommige gevallen ontvangen we persoonsgegevens via derden.

Waarom en welke persoonsgegevens verwerken wij

Wij gebruiken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• voor het voeren van de ledenadministratie van aangesloten vrouwenverenigingen: NAW-en contactgegevens van de secretaresse, naam en contactgegevens van de presidente en de penningmeester
• voor de ledenadministratie van Tabitha: NAW-gegevens en e-mailadressen
• voor de organisatie van bijeenkomsten: naam en contactgegevens
• voor de facturatie: betaalgegevens
• voor het afhandelen van bestellingen via de webshop: NAW-gegevens, contactgegevens, betaalgegevens
• voor het versturen van de nieuwsbrief waarin wordt geïnformeerd over activiteiten en bijeenkomsten: naam en e-mailadres
• voor advertenties: contactgegevens, betaalgegevens
• voor de organisatie en uitvoering van de Samen uit-vakantieweken: zie volgende alinea.

Samen uit-vakantieweken

De Samen uit-vakantieweken worden georganiseerd door de Commissie Vakantieweken (CV). Voor een goede organisatie en uitvoering van de vakantieweken verwerkt deze commissie onder verantwoordelijkheid van de VBGG persoonsgegevens van gasten, hun contactpersonen en/of familieleden, alsmede van (kern)stafleden en vrijwilligers om hen de uitnodigingen en de benodigde documenten voor de vakantieweken toe te kunnen sturen. Hiervoor zijn naam, adres, geboortedatum, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres en betaalgegevens van de betrokkenen nodig. Omdat wij een kerkelijke organisatie zijn, vragen wij ook om de kerkelijke achtergrond.

Voor de organisatie en uitvoering van de vakantieweken kan het noodzakelijk zijn om medische gegevens te verwerken, om de juiste zorg, begeleiding en veiligheid aan onze gasten te kunnen bieden. De gegevens zijn nodig om de overeenkomst uit te voeren die u met ons hebt gesloten, hetzij als deelnemende gast of vertegenwoordiger, hetzij als (kern)staflid/vrijwilliger.

Wij bewaren de gegevens zolang een gast en (kern)staflid/vrijwilliger bij onze vakantieweken betrokken is. Wanneer een gast 10 jaar niet is mee geweest, worden de gegevens vernietigd. De gegevens van stafleden/vrijwilligers worden 15 jaar na laatste deelname bewaard en daarna vernietigd.

Foto’s

Tijdens activiteiten of bijeenkomsten met een openbaar karakter worden foto’s gemaakt. Deze foto’s kunnen worden gebruikt voor de website van de VBGG, folders of advertenties in kerkelijke bladen. Doel hiervan is bekendheid te geven aan onze activiteiten en bijeenkomsten. Ook vinden wij het belangrijk om op deze wijze betrokkenheid binnen onze achterban te vergroten. Voor zover mogelijk houden wij rekening met privacy. Ziet u een foto waarop u herkenbaar in beeld bent en wilt u dat niet? Dan kunt u dit kenbaar maken via [email protected].

Voor openbaar gepubliceerde foto’s door de Commissie Vakantieweken is expliciet toestemming verkregen en vastgelegd. Gegeven toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken. Hiervoor kan contact worden opgenomen met het secretariaat van de Samen uit-vakantieweken.

Met wie worden uw gegevens gedeeld?

De VBGG en de CV gebruiken de gegevens alleen voor eigen activiteiten. Wij delen persoonsgegevens niet met derden, zonder dat daarvoor een noodzakelijke reden is.

Wij schakelen een externe dienstverlener in om onze doelstellingen te kunnen verwezenlijken. Daar kunnen persoonsgegevens voor nodig zijn. U kunt denken aan de hostingpartij die zorgdraagt voor onderhoud van de website en de organisatie die zorgdraagt voor verzending van het blad Tabitha. Voor zover nodig, maken wij afspraken met externe partijen via een verwerkersovereenkomst.

Persoonsgegevens van leden van de CV en VBGG worden gedeeld met het Bureau voor Kerkelijke Dienstverlening van de Gereformeerde Gemeenten (BKD). Doel is vermelding van deze gegevens in het kerkelijk jaarboek van de Gereformeerde Gemeenten. 

(Medische) gegevens van deelnemers aan de Samen uit-vakantieweken worden alleen verstrekt aan personen die ze nodig hebben voor de directe hulpverlening/zorg. Na de vakantieweek worden deze gegevens weer ingeleverd bij de contactpersoon van de commissie, dan wel worden ze volgens instructie door stafleden/vrijwilligers vernietigd.

Hoe worden uw gegevens beveiligd?

De VBGG en de CV hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen en beveiligd te houden. Zonder autorisatie is geen toegang tot deze gegevens mogelijk.

Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u diverse rechten als het gaat om persoonsgegevens die van en over u verwerkt worden. Een verzoek kunt u sturen naar [email protected]. Binnen een maand ontvangt u een schriftelijke reactie.

• Recht op inzage: U hebt het recht om inzage te vragen in de gegevens die wij over u beschikbaar hebben.
• Recht op correctie: Zijn uw gegevens onjuist of onvolledig? U hebt het recht deze persoonsgegevens te laten corrigeren of aan te vullen.
• Recht om bezwaar te maken: U hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens.
• Recht om vergeten te worden: U hebt het recht ons te verzoeken alle gegevens die wij van u hebben te verwijderen.
• Recht om een klacht in te dienen: U hebt het recht om een klacht in te dienen over de wijze waarop wij met persoonsgegevens omgaan. Wanneer u een klacht hebt, dan lossen wij dat bij voorkeur in goed overleg met u op. Bent u niet tevreden over de afhandeling? Dan hebt u het recht om zich met uw klacht te wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

Contact

Hebt u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens door de VBGG en/of CV, neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag.  Voor contactgegevens verwijzen wij u naar de contactpagina.