De Vrouwenbond Gereformeerde Gemeenten (VBGG) verwerkt persoonsgegevens. Met deze privacyverklaring bieden wij graag inzicht in de wijze waarop wij dat doen. 

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?

De VBGG is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

2. Wanneer is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze verklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die door of namens de VBGG worden verwerkt. Het betreft gegevens die men invult via contactformulieren, gegevens van leden van de aangesloten vrouwenverenigingen, deelnemers aan onze activiteiten, gasten, stafleden en vrijwilligers van de Samen-uit Vakantieweken en alle onder de VBGG behorende commissies.

3. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die direct of indirect herleidbaar zijn tot u als individu. Denk hierbij onder andere aan uw naam, adres, telefoonnummer of e-mailadres. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) maakt onderscheid tussen gewone persoonsgegevens en bijzondere persoonsgegevens. Gegevens met betrekking tot religie en gegevens met betrekking tot gezondheid vallen in de categorie bijzondere persoonsgegevens. Deze categorie wordt bij wet extra beschermd. 

4. Van wie verwerken wij persoonsgegevens en van wie ontvangen wij deze gegevens?

Wij verwerken de persoonsgegevens van:

• Bestuurs(leden) van de bij de VBGG aangesloten verenigingen
• Abonnees van het blad Tabitha
• Gasten en eventueel hun contactpersonen, (kern)stafleden en vrijwilligers die deelnemen aan de vakantieweken
• Sprekers, contactpersonen van kerkelijke gemeenten en overige relaties
• Klanten
• Adverteerders

In de meeste gevallen worden persoonsgegevens direct via u, of het bestuur van uw vereniging verkregen. In sommige gevallen ontvangen we persoonsgegevens via derden.  

5. Doel gegevensverwerking

Wij gebruiken uw gegevens:

• voor de ledenadministratie (verenigingen): NAW-en contactgegevens van de secretaresse, naam en contactgegevens van de presidente en de penningmeester
• voor de ledenadministratie (Tabitha): NAW-gegevens, betaalgegevens
• voor de organisatie van bijeenkomsten: naam en contactgegevens
• voor de facturatie: betaalgegevens
• voor het afhandelen van bestellingen: NAW-gegevens, contactgegevens, betaalgegevens
• voor het versturen van de nieuwsbrief waarin wordt geïnformeerd over activiteiten en bijeenkomsten: naam en e-mailadres
• voor advertenties: contactgegevens, betaalgegevens
• voor de organisatie van de Samen uit-vakantieweken: NAW-gegevens, contactgegevens, geboortedatum, betaalgegevens, kerkelijk lidmaatschap, gezondheidsgegevens. (Zie voor meer informatie 5A.)

5A. Samen uit-vakantieweken

De Samen uit-vakantieweken worden georganiseerd door de Commissie Vakantieweken (CV). De commissie verwerkt persoonsgegevens van gasten, contactpersonen en/of familieleden van gasten, (kern)stafleden en vrijwilligers om hen de uitnodigingen en de benodigde documenten voor de vakantieweken toe te kunnen sturen.

Hiervoor zijn uw naam, adres, geboortedatum, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres en betaalgegevens nodig. Omdat wij een kerkelijke organisatie zijn, vragen wij ook uw kerkelijke achtergrond. Voor de organisatie en uitvoering van de vakantieweken is het noodzakelijk om medische gegevens en gegevens over medicijngebruik te registeren, om de juiste zorg, begeleiding en veiligheid te kunnen bieden.

De gegevens zijn nodig om de overeenkomst uit te voeren die u met ons hebt gesloten, hetzij als deelnemende gast, hetzij als (kern)staflid/vrijwilliger. De gegevens worden slechts gedeeld met hen die direct betrokken zijn bij betreffende gast, (kern)staflid en vakantieweek.

Wij bewaren de gegevens zolang een gast en (kern)staflid/vrijwilliger bij onze vakantieweken betrokken is. Wanneer een gast 10 jaar niet is mee geweest, worden de gegevens vernietigd. De gegevens van stafleden/vrijwilligers worden 15 jaar na laatste deelname bewaard en daarna vernietigd.

5B. Foto’s

Tijdens activiteiten of bijeenkomsten met een openbaar karakter worden foto’s gemaakt. Deze foto’s kunnen worden gebruikt voor de website van de VBGG, folders of advertenties in kerkelijke bladen. Doel hiervan is bekendheid te geven aan onze activiteiten en bijeenkomsten. Ook vinden wij het belangrijk om op deze wijze betrokkenheid binnen onze achterban te vergroten. Voor zover mogelijk houden wij rekening met privacy. Ziet u een foto waarop u herkenbaar in beeld bent en wilt u dat niet? Dan kunt u dit kenbaar maken via [email protected].

6. Met wie worden uw gegevens gedeeld?

De VBGG en de Samen-uit vakantieweken gebruiken de gegevens alleen voor eigen activiteiten. Wij delen persoonsgegevens niet met derden, zonder dat daarvoor een noodzakelijke reden is.

Wij schakelen een externe dienstverlener in om onze doelstellingen te kunnen verwezenlijken. Daar kunnen persoonsgegevens voor nodig zijn. U kunt denken aan de hostingpartij die zorgdraagt voor onderhoud van de website en de organisatie die zorgdraagt voor verzending van het blad Tabitha. Voor zover nodig, maken wij afspraken met externe partijen via een verwerkersovereenkomst.

Persoonsgegevens van leden van de Commissie Vakantieweken en bestuursleden van de Vrouwenbond worden gedeeld met het Bureau voor Kerkelijke Dienstverlening van de Gereformeerde Gemeenten (BKD). Doel is vermelding van deze gegevens in het kerkelijk jaarboek van de Gereformeerde Gemeenten. 

7. Hoe worden uw gegevens beveiligd?

De VBGG en de CV hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beveiligen en beveiligd te houden. Zonder autorisatie is geen toegang tot deze gegevens mogelijk.

Gegevens van deelnemers aan de Samen uit-vakantieweken worden alleen verstrekt aan personen die ze nodig hebben voor de directe hulpverlening/zorg. Na de vakantieweek worden deze gegevens weer ingeleverd bij de contactpersoon van de commissie, dan wel worden ze volgens instructie door stafleden/vrijwilligers vernietigd.

8. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u diverse rechten als het gaat om persoonsgegevens die van en over u verwerkt worden. Een verzoek kunt u sturen naar [email protected]. Binnen een maand ontvangt u een schriftelijke reactie.

• Recht op inzage: U hebt het recht om inzage te vragen in de gegevens die wij over u beschikbaar hebben.
• Recht op correctie: Zijn uw gegevens onjuist of onvolledig? U hebt het recht deze persoonsgegevens te laten corrigeren of aan te vullen.
• Recht om bezwaar te maken: U hebt het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens. 
• Recht om vergeten te worden: U hebt het recht ons te verzoeken alle gegevens die wij van u hebben te verwijderen.
• Recht om een klacht in te dienen: U hebt het recht om een klacht in te dienen over de wijze waarop wij met persoonsgegevens omgaan. Wanneer u een klacht hebt, dan lossen wij dat bij voorkeur in goed overleg met u op. Bent u niet tevreden over de afhandeling? Dan hebt u het recht om zich met uw klacht te wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Contact

Hebt u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens door de VBGG en/of CV, neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen u graag.  Voor contactgegevens verwijzen wij u naar de contactpagina.